退職証明書とは？使い道やもらえない際の対処法を弁護士が解説！

会社を退職した人は会社から様々な書類を受け取ることになります。

その中の一つに退職証明書というものがあるのですが、退職証明書とはどのようなもので、どのようなことに利用されるのでしょうか。

また、退職証明書をもらえない場合にはどのように対応すべきなのでしょうか。

本記事では、退職証明書の使い道はもらえない際の対処法を労働問題に強い弁護士が解説します。

1.退職証明書とは

退職証明書とは、会社を退職したことと、在職中にどのようなことをしていたかなどを証明してくれる書類のことをいいます。

会社を退職したときにもらう書類の一つです。

1-1.退職証明書についての法律の規定

労働基準法22条1項は次のように定めています。

（退職時等の証明）
第二十二条　労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由（退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。）について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。

労働基準法22条

労働者が退職をした場合に、会社に対して請求した場合に、遅滞なく次の事項を証明する証明書を記載する必要があります。

• 使用期間
• 業務の種類
• その事業における地位
• 賃金
• 退職の理由

退職証明書を請求する場合に、上記のことで記載を希望しない事項がある場合には、会社は記載をしてはなりません（労働基準法22条3項）。

この退職証明書に、労働者の就業を妨げることを目的として、労働者の国籍、信条、社会的身分若しくは労働組合運動に関する通信をするために、秘密の記号を記入してはなりません（労働基準法22条4項）。

1-2.退職証明書の使い道

退職証明書はどのような使い道で作成されるものなのでしょうか。

労働者が転職をする場合には、前職ではどのような会社に就職したのか、どのような業務に就いていたのかなどの事項が注目されます。

履歴書や職務経歴書を通じて、前職の会社がどのような会社で、どのようが業務に就いていたかを示すことはできます

しかし、履歴書や職務経歴書はあくまで、求人に応募する者が一方的に示すもので、虚偽や誤りがある可能性が高いです。

そこで、前職で就いていた会社やどのような業務内容に従事していたかを、当該会社に証明してもらうことができるのが退職証明書です。

そこで、退職証明書は主に転職活動で用いられることが多いです。

なお、転職活動の他にも、次のような使い道があります。

• 雇用保険・厚生年金・健康保険に加入するのに、前の会社での地位を失っていることを確認するために用いる。
• 市区町村で国民健康保険に加入する際に退職していることを証明するため

1-3.退職証明書を交付しない場合のペナルティ

退職証明書を交付しない場合にはどのようなペナルティがあるのでしょうか。

退職証明書を交付しない場合は、労働基準法22条違反となり、労働基準法120条1号で、30万円以下の罰金刑に処せられることが規定されています。

また、労働基準法に違反する行為なので、労働基準監督署からの調査や行政指導などを受けるといったペナルティを課せられることもあります。

なお、上述した、労働者の国籍、信条、社会的身分若しくは労働組合運動に関する通信をするために、秘密の記号を記入した場合には、労働基準法119条1号で、6ヶ月以下の懲役又は30万円以下の罰金という、さらに重い罪になります。

2.退職を証明する他の書類との違い

退職時に退職を証明するための他の書類との違いについても確認しましょう。

2-1.離職票の違い

労働者が会社を退職したことを証明するための書類に、離職票があります。

離職票とは、退職した労働者が加入していた雇用保険について知らせる書類で、正式名所は「雇用保険被保険者離職票」といいます。

労働者は在職中に雇用保険に入っている場合、一定の要件を満たしている場合失業手当の給付を受けることができます。

離職票は雇用保険に関する要件について記載した書面で、労働者が退職をすると会社がハローワークで手続きを行って発行してもらい、会社から労働者に手渡されます。

離職票は労働者がハローワークで求職の手続きをして、失業手当を受けるのに必要な書類です。

退職理由通知書は上述したように、退職時の各種事項を証明するための書類ですが、離職票は雇用保険の要件に関するものである点に違いがあります。

2-2.解雇理由通知書との違い

労働者が会社を解雇された場合には、解雇理由通知書の請求が可能です。

上掲した、労働基準法22条1項においては、「退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。」と規定されています。

これに応じて作成されるのが、解雇理由通知書となります。

退職証明書との違いは、退職の理由が解雇である場合に、解雇の理由を併せて記載するという違いがあります。

退職証明書と同様に転職する際に退職理由を通知するとともに、不当解雇といえるのではないかを検討するのにも利用されるという違いがあります。

3.退職証明書を自分で作成できるのか

退職証明書は自分で作成することはできるのでしょうか。

退職証明書は、使用期間・業務の種類・その事業における地位・賃金・退職の理由を、会社が証明するために作成される書類です。

そのため、自分で作成しても、これらの事項を証明することはできないといえます。

そのため、退職証明書を自分で作成することはできません。

4.退職証明書をもらう方法

会社に対して請求を行います。

会社の人事部や、小規模の会社であれば人事関係を担当している人に対して請求してみましょう。

5.退職証明書をもらえない際の対処法

5-1.内容証明で請求を行う

会社が何らかの理由で退職証明書の請求に応じない場合には、内容証明で請求を行ってみましょう。

退職証明書は労働者から請求された場合に、会社に発行する義務があります。

そこで、労働者が会社に対して退職証明書の発行を請求したことを証拠にする必要があります。

配達証明付内容証明郵便を利用すれば、どのような内容の郵便を送ったか、その郵便がいつ相手に到達したかを証明することができます。

そのため、労働者が会社に対して退職証明書の請求をしたことを証明できるようになります。

5-2.労働基準監督署に申告をする

労働基準監督署に申告をしましょう。

労働基準監督署とは、労働基準法等の労働者保護のための法律を遵守させるための機関です。

退職証明書を発行しないことは、上述したように労働基準法違反です。

労働基準法に違反する行為については、労働基準法104条1項で、労働基準監督署に申告することができるとされています。

労働基準監督署に相談をする場合は、なるべく労働基準法違反（今回のケースでは労働基準法22条の退職証明書の交付義務に違反していること）を示す証拠があることが望ましいです。

会社の人事担当に請求したことを示す電子メールや、会社に対して請求を行ったことを証明する内容証明などの書類があれば持参するようにしましょう。

5-3.他の書類で代用できないか相談してみる

退職証明書が必要となる主なケースとしては、転職活動をしている会社から、選考についての参考にするためです。

そのため、転職活動をしている会社に直接相談してみて、他の書類などで代用できないかを確認してみましょう。

退職証明書の発行を受けられないようなケースは非常に稀であり、適切な対応をしている限り、転職活動をしている会社がこれを疑問視することはありません。

6.退職証明書に関する注意点

退職証明書に関する注意点には次のようなものがあります。

6-1.発行義務の対象は2年間

退職証明書の発行を請求できる期間は退職から2年間までとなっています。

労働基準法において各種請求権の事項を定める、労働基準法115条は、賃金請求権以外の請求については2年で事項になる旨が規定されています。

退職証明書の発行を求めることができる権利はこの規定に該当するため、退職をしてから2年で時効にかかることになります。

6-2.退職証明書は雇用形態を問わない

ケースによっては前職がアルバイトであったとしても、提出を求めてくることがあります。

退職証明書の請求権は、退職した労働者とだけあって、その他の要件は記載されていません。

そのため、アルバイト・パート等雇用形態を問わず、請求をすることが可能です。

7.退職証明書に関するトラブルを弁護士に相談、依頼するメリット

退職証明書に関するトラブルを弁護士に相談・依頼するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

7-1.法的なサポートを受けることができる

退職証明書に関するトラブルになった場合に弁護士に相談・依頼すれば、法的なサポートを受けることができます。

上述したように退職証明書に関する争いについては、非常に細かい法的知識が必要でありかつ、内容証明の送付・労働基準監督署への申告などが欠かせません。

弁護士に相談・依頼すれば、どのような法的な問題が発生していて、どのような解決方法があるのかを提示してくれます。

7-2.どこまで争うべきかを示してくれる

退職証明書に関するトラブル単体では、相手に対して多額の賠償金を求めて争うということは考えづらいです。

法的には責任を追求できる余地はあるものの、費用対効果に見合うような結果を得ることは難しいといえるでしょう。

弁護士に相談すれば、費用対効果の点から、どの程度争うのが妥当かを検討してくれて、無駄に法的手続きを行うことになるということを防いでくれます。

7-3.退職証明書問題以外の法的問題が発生している場合にこれに対応してもらえる

退職証明書の交付は会社にとっては特に難解といえるものではなく、会社側からは交付は容易です。

しかし、嫌がらせ目的で退職証明書の交付を行ってもらえないような、遵法精神が低い会社の場合、ほかにも労働基準法などに違反する行為を行っている可能性があります（例：残業代の未払い・不当解雇・違法な退職勧奨など）。

もし、退職証明書の問題以外のトラブルが発生している場合、退職証明書の問題とあわせて弁護士に相談・依頼すれば、スムーズな退職をすることが可能となります。

7-4.会社に対して圧力をかけることができる

退職通知書を交付しないような場合、労働基準法に違反することは、多くの会社が把握しているでしょう。

もし弁護士から退職証明書の支払いを求めることになった場合、会社としても早急に対応してしまってトラブルを終わらせようと考えることが期待できます。

このように、弁護士に依頼することで、会社に対して圧力をかけることが可能です。

弁護士に交渉を依頼することはもちろん、弁護士の中には弁護士名義で内容証明郵便による請求をすることのみを依頼することも可能で、スムーズな解決を期待することができます。

7-5.面倒な交渉や法的請求なども任せることもできる

退職証明書の交付をしない会社に退職証明書の交付を求めるためには、交渉が必要となります。

また退職証明書以外にも労働トラブルがあり、法的請求をするような場合には、たとえば裁判の場合は平日の昼間に書類を提出し、期日に出頭する必要があります。

これらの会社との交渉や、法的手続きが面倒であるような場合には、弁護士に依頼してしまえば任せることができるので、精神的・肉体的にも楽になるといえます。

7-6.弁護士への相談は無料でできる

弁護士への相談・依頼については費用がかかります。

弁護士に相談する場合には通常は30分5,000円の費用が必要となります。

しかし、次のような手段を利用すれば、無料で法律相談をすることができます。

• 市区町村の弁護士相談
• 法テラスの相談
• 無料で相談に応じている弁護士に相談する

市区町村では、居住している住人に対する相談業務として、弁護士による無料相談を受け付けています。

例えば東京都港区の場合、毎週月・金曜日　午後1時～4時と毎週水曜日午後１時～4時及び午後5時～7時に弁護士による無料相談ができるようになっています。

事前に予約をして当日に30分程度の相談が可能となっています。

相談時間が極めて短いので、できる限り事前に相談する内容をまとめて相談するようにしましょう。

また法テラスでは一定以下の収入である場合に、無料で法律相談をすることができます。

また、労働問題に注力している弁護士の中には、無料で法律相談を受け付けている弁護士もいます。

これらの無料相談を上手に利用して、解決方法を検討してみましょう。

法律事務所リーガルスマートでは、初回60分無料の法律相談を受けておりますので、お気軽にご利用ください。

8.退職証明書に関するよくあるQ&A

退職証明書に関するよくあるQ&Aについてはどのようなものがあるのでしょうか。

8-1:退職証明書はいつまでに提出してもらえるのか

退職証明書は請求をすればいつまでに提出してもらえるのでしょうか。

退職証明書の提出について定めている労働基準法22条は、「遅滞なくこれを交付しなければならない」とするのみです。

そのため、明確に◯日後までにという規定はされていません。

遅滞なくという場合の意味は、法律用語としては「事情の許す限りできるだけ早く」という意味で用いられ、合理的な理由があれば遅れることも認められます。

年末調整をしている間や新入社員を迎え入れる3月4月くらいになると、人事に関する業務は混雑することになるので、時期によっては時間がかかる可能性もああるので注意が必要です。

8-2.退職証明書はどのように受け取るのでしょうか

退職証明書はどのように受け取るのでしょうか。

退職証明書の受け取り方法について定める条文はありません。

そのため、会社に出向いて直接受け取る方法でも、自宅に郵送してもらう方法でも問いません。

退職証明書は退職した後に受け取ることが多いため、自宅に送ってもらうほうが効率的であるといえます。

9.まとめ

本記事では、退職証明書の使い道やもらえない場合の対処法について解説しました。

会社を退職した後に会社に対して発行を請求することとなる書類で、主に転職活動先で採用の資料として利用されるために用いられます。

退職証明書の発行は、労働基準法22条に定めれられた義務であり、その違反には刑事罰が規定されています。

退職証明書の発行に応じない会社に対しては内容証明を送るなどの措置を行い、解決のためには弁護士に相談することをお勧めします。

私たち法律事務所リーガルスマートは、退職証明書に関するトラブルをはじめとする労働問題の専門チームがございます。初回60分無料でのご相談をお受付しています。不安なことがあったら、一人で悩まず、お気軽にご相談ください。