就業規則をもらっていない！違法性や対処法を弁護士が解説！

「懲戒処分について就業規則に書いてあるといわれたけど、就業規則なんて見たことがない。」

「残業代が全然出ないと思っていたら、固定残業制をとっているからだといわれた。就業規則に書いてあるっていうけど、就業規則がどこにあるのか、社内ネットで閲覧できるのかも教えてもらったことがない。」

等、見たことのない就業規則の規定について会社に持ち出されて従業員が不利な立場に立たされるケースが少なくありません。

本記事では、会社が就業規則を作成したにもかかわらず従業員への周知を怠っていたために従業員が就業規則の存在や内容を知らない場合の就業規則の法的効力や起こりうる問題等について弁護士が解説します。

1. そもそも就業規則とは

会社の就業規則とは、そもそもどのような規則をいうのでしょうか。

1-1. 就業規則の役割

就業規則とは、職場の規律や労働条件等について画一的・統一的に定めた規則をいいます。

就業規則は労働者の職場での行動規範を示すとともに、最低限の労働条件を示すという役割も有しています。

2. 就業規則がない会社は違法なのか

労働者が就業規則の存在を知らない場合、会社が就業規則を定めていないか、就業規則は存在するが労働者に対する周知を怠っている可能性が高いです。本章では、就業規則を作成しないこと自体が違法か否か、及び周知を怠っていることが違法か否かについて解説します。

2-1.就業規則の作成が義務づけられている会社では違法となる

労働基準法第89条は、「常時10人以上の労働者を使用する事業場」に対して就業規則の作成を義務づけています。

「常時10人以上の労働者を使用する」とは、正社員・パート・アルバイト等の雇用形態を問わず、雇われている従業員が通常10人以上いることをいいます。なお、派遣労働者については雇用主が派遣元の会社であるため、同条の「労働者」には含まれません。

2-2. 労働基準監督署への届出及び従業員への周知が必要

会社は、就業規則を作成したら所在地を管轄する労働基準監督署に届け出なければなりません(労働基準法第89条1項)。

また、届出後にその就業規則を従業員に周知する義務があります(労働基準法第106条1項)。

周知の方法については次章を参照してください。

2-3. 就業規則の作成または周知を怠った場合の罰則

常時10人以上の労働者を雇用する会社(事業所)が就業規則の作成を怠った場合、または届出後の従業員に対する周知を怠った場合は、まず労働基準監督署による指導や是正勧告が行われます。それに従わなかった場合労働基準法第89条1項または第106条1項違反で30万円以下の罰金が科される可能性があります(労働基準法第120条1号)。

3. 就業規則を見たことがない労働者が知っておくべきこと

本章では、就業規則の存在を知らない、あるいは就業規則があると聞いたことはあってもその書面やデータを見たことがない労働者の方が知っておくべきことを解説します。

3-1. 就業規則は労働者への周知義務がある

労働基準法第106条1項は、就業規則の作成だけでなく、就業規則を労働者に対して周知することも義務づけています。就業規則が存在していても、従業員がその存在や内容を知らなければ就業規則に従うこともできないからです。

労働基準法施行規則第52条の2によれば、労働者への周知は以下のいずれかの方法によって行う必要があります。

(1)労働者が確認できる場所に掲示する

就業規則は、事業所に備え付けるか、見やすい場所に掲示しなければなりません。

例えば、中小企業で就業規則の作成・届出を行ったが、書面は社長の引き出しに入っているため、個々の従業員が就業規則を見せてほしいと言いづらいという状況では、形式的には「事業所に備え付け」ていたとしても周知したとはいえません。

(2)書面で交付する

周知の方法として一番わかりやすいのは、入社したすべての従業員に対して入社時に就業規則の書面を交付することです。

(3)データで共有する

現在多くの会社でとられている周知方法が、イントラネット(社内ネットワーク)上での就業規則データ共有です。この方法をとる場合、すべての従業員にとってアクセスが容易でなければなりません。例えば正社員以外の雇用形態の従業員もいる事業場で、就業規則のパスワードが正社員にしか知らされていないという場合は「周知した」とはいえません。

3-2.常時10人未満の労働者を雇用する会社なら無い可能性もある

就業規則作成が義務付けられているのは常時10人以上の労働者を雇用する事業場です。

従って、①ある会社の全社の従業員数が常時10人未満の場合や、②全社の従業員は常時10人以上いるが、その会社のある事業所に雇われている従業員は常時10人に満たないという場合、①の会社と②の事業所に就業規則の作成義務はありません。

①の会社や②の事業所には就業規則が存在しない可能性がありますが、これは違法ではありません。

3-3.就業規則で定められていることは？

就業規則に定められている内容は、必ず記載しなければならない事項(絶対的記載事項：労働基準法第89条1項1号～3号)と、当該事業場でその規定を設ける場合に記載しなければならない事項(相対的記載事項：同条1項3号の2～10号)があります。

(1)絶対的記載事項

絶対的記載事項は以下の通りです。

①労働基準法第89条1号

• 始業時刻・終業時刻
• 休憩時間
• 休日
• 休暇
• 交替制の場合には就業時転換に関する事項

②第89条2号

• 賃金の決定・計算及び支払いの方法
• 賃金の締切・支払いの時期
• 昇給に関する事項

③第89条3号

• 退職に関する事項(解雇の場合を含む)

(2)相対的記載事項

相対的記載事項は以下の事項です。

①第89条3号の2

• 退職手当に関する事項(適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払いの方法、退職手当の支払いの時期に関する事項)

②第89条4号

• 退職手当を除く臨時の賃金に関する事項
• 最低賃金額に関する事項

③第89条5号

• 食費、作業用品等の負担に関する事項

④第89条6号

• 安全衛生に関する事項

⑤第89条7号

• 職業訓練に関する事項

⑥第89条8号

• 災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項

⑦第89条9号

• 表彰及び制裁の種類・程度に関する事項

⑧第89条10号

• その他、その事業場の労働者のすべてに適用される事項

(3)ハラスメントについて

近年、法制度化が進んでいるセクハラ・パワハラ等のハラスメントへの対応については、労働基準法第89条の具体的な記載事項には含まれていません。

この点、令和２年に労働施策総合推進法が改正されました。令和４年４月１日以降は、大企業、中小企業問わず、パワーハラスメントを行ってはならない旨の方針の明確化が定められました。また、パワハラをした者に対する対策・方針の内容を文書に定めることが義務化されました。

また、男女雇用機会均等法も令和２年に改正され、セクハラをした者に対する対策・方針の内容を文書に定めることが義務化されました。

「文書」に定めるとされていますので、多くの企業では、就業規則にパワハラやセクハラに対する対策などを明記することになるでしょう。もし、現時点で就業規則などの文書にパワハラ、セクハラに関する記載がなければ法律違反である可能性が高いです。

4.会社から見たことがない就業規則を主張された場合の対処法

見たことがない就業規則の規定を会社が主張してきた場合、従業員としてはどのように対処すればよいでしょうか。会社が就業規則の作成または周知を行っていなかった場合と、周知されていたがその従業員が読んでいなかった場合に分けて解説します。

4-1. 会社が就業規則の作成または周知を行っていなかった場合

会社が就業規則の作成または周知を行っていなかった場合は、就業規則の効力が発生していません。従って、「就業規則に定めてある事項」についての会社の主張に従う義務はないことになります。

対処法としては以下の方法をとることをお勧めします。

①労働者が受ける不利益の度合が大きい場合(懲戒処分等)

• 会社の就業規則作成・周知義務違反として労働基準監督署に申告する
• 労働者個人の権利行使の問題(不利益処分の無効を主張する・請求できる権利を主張する等)について弁護士に相談する

②不利益の程度がそれほど大きくない場合

• 会社の法務部または法務担当者に相談する
• 法務部/法務担当者が対応してくれない場合には労働基準監督署または(労働局に設置された)総合労働相談コーナー等の行政機関に相談する

4-2. 周知されていたが労働者が読んでいなかった場合

就業規則が周知されていたが労働者が読んでいなかった場合は、就業規則の規定を踏まえた主張には従わなければなりません。

ただし、懲戒処分等、労働者が不利益を受ける事項については、不当性や処分の無効等を主張することが可能です。その場合は弁護士に相談することをお勧めします。

5.そもそも見たことがない就業規則に法的効力はあるのか

それでは、従業員が見たことがない就業規則に法的効力があるといえるでしょうか。

本章では、従業員が見たことがなくても「周知した」(就業規則が有効である)といえるのかを解説します。

5-1.知ろうと思えば知れる状態であったかどうかが重要

就業規則が法的効力を持つのは、従業員に対して周知されたと認められる場合です。

周知されたことが認められるためには、事業所の見やすい場所に備え付ける、社内ネットワークで閲覧可能な状態にする等の方法によって、すべての従業員が就業規則の存在と内容を「知ろうと思えば知ることができる」状態になっていたかといえることがポイントになります。

5-2.知れる環境があっても閲覧方法が周知されていない場合

これに対して、知ることができる環境があっても、閲覧方法が周知されていない場合は結果として就業規則を閲覧することができないので、会社が周知義務を果たしたことにはなりません。従って、就業規則はそのままでは無効です。

例えば、社内ネットに就業規則がアップされていて従業員全員が閲覧を許されていたとしても、従業員にそのことを知らせていなかったり、あるいはパスワードが知らされていなかった・管理職等一部の従業員のみに知らされていた等の場合は会社が周知義務を果たしたとはいえません。

5-3.「最低基準効」と「直律効」

会社の事業所全体に対して適用される就業規則と、個々の労働者に対して適用される労働契約の内容にずれがある場合、就業規則の持つ「最低基準効」と「直律効」が問題となります。

(1)「最低基準効」とは

最低基準効とは、労働契約で定める労働条件が就業規則で定める基準に達しない場合は、その労働条件が無効になるということを意味します(労働基準法第93条、労働契約法第12条)。これは、就業規則が労働契約よりも優先的に適用されることを意味します。

(2)「直律効」とは

直律効とは、最低基準効により無効となった労働条件部分を、就業規則の該当部分が直接補完することです。

6.就業規則から発展する可能性のある労働問題

本章では、就業規則の作成・周知義務違反や内容の不備等を原因として起こりうる労働問題の例を挙げて解説します。

6-1.懲戒解雇した従業員から就業規則の周知義務違反を理由に訴えられた

懲戒解雇処分は従業員に対して重大な不利益を課す処分なので、解雇された従業員側が不当解雇で会社を訴えることも多くあります。

懲戒解雇が有効であるためには、

• ①懲戒事由と懲戒手段とが就業規則に明記されていること
• ②当該規定の内容が合理的であること
• ③従業員に対する適用が公平に行われること
• ④規律違反の種類・程度等に照らして懲戒解雇という処分が相当であること
• ⑤懲戒解雇処分を行うにあたって適正な手続がとられていることが必要です。

懲戒解雇された従業員が不当解雇を争うケースで割合が大きいのは上記②や④を問題とするものです。

他方、①～④の要件については問題がなくても、従業員が就業規則を見たことがなかった場合には周知義務違反つまり⑤の適正な手続がとられていなかったことを理由に解雇の無効を主張することができます。

判例にも、懲戒解雇された従業員が就業規則の周知義務違反を理由として解雇の無効を主張したケースがあります。

この事例では、取引先とトラブルを起こし、上司の指示に対しても反抗的な態度をとって暴言を吐くなどの行為を行っていたA社B事業所の従業員Xに対してA社が職場の秩序を乱したことを理由に懲戒解雇したところ、Xは勤務先のB事業所の就業規則の周知義務違反を理由に懲戒解雇処分の無効を主張しました。事実として、A社は本社には就業規則を備え付けていましたが、B事業所には備え付けていませんでした。

最高裁2003[H15]年10月10日付判決はA社のB事業所の就業規則は周知義務違反により効力を生じないとしました。

6-2.高齢の契約社員に定年退職を拒否された

定年退職制度をとる場合は、就業規則に定める必要があります。もし就業規則に定年についての定めがない場合、年齢にかかわらず従業員側の申し入れによらない退職はすべて解雇による退職となるため、従業員側から解雇権濫用(労働契約法第16条)を主張されるので退職させることができないという問題が生じます。

高齢者雇用安定法の改正により、2025年には定年が65歳以上となります。これは、一つには就業規則で定年を65歳未満の年齢に定めた場合にその規定が無効となることを意味します。

他方、法律で定年が65歳以上と定められていても、個々の会社(の事業場)が定年を65歳とすることを明記した就業規則を作成・周知していなければ、65歳を超えた従業員が定年退職を拒否することができるので注意が必要です。

7.労働問題を弁護士に相談・依頼するメリット

本章では、就業規則に関するトラブル等の労働問題を弁護士に相談・依頼するメリットをご説明します。

7-1. 請求に必要な証拠の収集方法を教えてもらえる

従業員が会社に対して何らかの請求を行うためには、まずその請求の根拠を証明できるだけの証拠を集める必要があります。

証拠としては、自身が保管していれば利用できるもの以外に、業務アカウントによるメールの送受信履歴など、消去してしまっていて会社側だけが保持しているデータもあります。

容易に入手できない証拠についても収集が必要なのか、必要であればどのように入手すればよいかなど、労働者にとって「壁」となりやすい問題についても弁護士に教えてもらうことができます。

また、労働者本人による請求が難しい場合は、会社に対する開示請求を代理してもらうことができます。

7-2. 会社との交渉を任せることができる

従業員が会社に対して残業代や未払い賃金を請求するにあたっては、会社と交渉しなければなりません。

しかし、従業員本人が交渉しようとすると会社が取り合ってくれない可能性があります。また逆に会社側が顧問弁護士を立ててくることもあります。

弁護士に依頼していれば会社側の対応に関係なく、待遇改善に向けての交渉を対等に行うことができます。

7-3. 労働審判や民事訴訟などの法的手続を任せることができる

会社との交渉が成立しなかった場合は、労働審判や訴訟等の法的手続をとることができます。しかしこれを個人が行うことは困難です。労働審判は手続が比較的簡潔なので短期間で終結させることができますが、やはり申立てから審理まで全て一人でやることは容易ではありません。

さらに訴訟提起するとなると、証拠収集に加えて口頭弁論での陳述も求められます。少額訴訟や簡易裁判所への訴訟提起であっても一人でやることには大きな負担が伴います。弁護士に依頼していれば、労働審判・民事訴訟ともすべて任せることができます。

会社との交渉や法的手続の代理を弁護士に依頼すると費用がかかりますが、多くの法律事務所では初回相談や初回相談の一定時間(30分～60分程度)を無料としているので、無料相談を利用して問題点を的確に整理することで費用を抑えることが可能です。

8.就業規則に関するよくあるQ&A

本章では、就業規則に関して労働者側の立場から頂くことが多い質問と、それに対する回答をご紹介します。

8-1.就業規則はパートやアルバイトにも適用されますか？

就業規則は、パートやアルバイトに対しても適用されます。

会社が就業規則を1つしか作成していない場合、各規定につき、すべての従業員に適用される規定であるか、適用される従業員の範囲が限定されるかがわかるような文言を入れなければなりません。

しかし、適用される従業員の範囲が限定されているかが不明な場合でも、その規定や就業規則自体が即時に無効になることはありません。

例えば会社がある手当について正社員に対してのみ支給する意図であったが就業規則にそれを明記していなかった場合、パートやアルバイトの従業員がその手当の支給を請求することも可能です。

ただし、退職金(退職手当)については労働基準法第89条3号の2により「適用される労働者の範囲」を明記する義務があります。従って、退職金についての規定はあっても適用される従業員の範囲を明記していない場合はその規定が無効となります。

8-2.派遣社員も派遣先の会社の就業規則の規定に従わなければなりませんか？

派遣社員に対しては派遣先の会社の就業規則は適用されません。

就業規則は、会社の当該事業所に雇用されるすべての労働者に適用されます。しかし、派遣社員は派遣先ではなく派遣元会社との間で労働契約を締結しているので、派遣先の会社とは直接の雇用関係にないためです。

また、派遣先の会社が派遣社員のみに適用される就業規則を別途作成する必要はありません。

もっとも、派遣社員に対して適用される派遣元会社の就業規則では通常「派遣先の会社の規定を遵守する」旨の規定があります。従って、実質的には派遣社員も派遣先の会社の就業規則に従うことになります。ただし、派遣社員に適用されているのは派遣先ではなく派遣元の就業規則ということになります。

8-3. 飲食店に勤めているのですが、知らない間に店が昼の2時から3時までの1時間を休憩時間に変えていました。就業規則を変更したというのですが、従業員の給料が減るような就業規則変更を勝手にやるのは違法ではないでしょうか？

就業規則で労働時間の一部を休憩時間に変えることは、その時間分従業員の給料が減ることになるので、不利益変更にあたります。

会社が就業規則の不利益変更を行う場合は、その就業規則が適用される事業所の従業員全員の合意を得なければなりません(労働契約法第9条)。

勤務先の飲食店が知らない間に昼間の1時間を休憩時間に変えたことは、従業員全員の合意なくして行った不利益変更にあたり、労働契約法第9条に違反するので無効です。

従って、その就業規則が適用される事業所の従業員は、労働日1日につき昼2時から3時までの1時間分の賃金を請求できます。

9. まとめ

会社の就業規則を見たことがない、という方は多いと思います。

「見たことがない」原因が、就業規則そのものが作成されていないためであったり、存在はするが従業員が見たくても事実上見ることができないためであった場合は会社は就業規則作成義務または周知義務に違反していることになります。

そして、いずれの場合も就業規則は有効になっていません。従って、社会人としての一般的なマナーのレベルの話は別として、会社がその就業規則を根拠に従業員に対して不利益を課すような命令や処分を行うことはできません。

しかし、従業員個人が周知義務違反を理由に会社の命令や処分に従わないことや、会社に対して就業規則作成・周知を要求することは容易ではありません。

就業規則の作成・周知義務違反は労働基準法違反の問題であるため、労働基準監督署に相談や申告を行うことをお勧めします。

他方、不利益な命令や処分を受けた場合には、従業員個人としての正当な権利行使のため、労働問題を専門とする弁護士に相談することをお勧めします。

見たことのない就業規則を根拠に懲戒処分を科せられた等、就業規則の周知の問題でお困りの方は、法律事務所の無料法律相談を利用して弁護士にご相談ください。

私たち法律事務所リーガルスマートは、就業規則に関するトラブルをはじめとする労働問題の専門チームがございます。初回60分無料でのご相談をお受付しています。不安なことがあったら、一人で悩まず、お気軽にご相談ください。