退職勧奨通知書はもらうべき理由は？確認すべき点を弁護士が解説

会社に面談で退職勧奨された時、口頭で言われただけで退職に応じてしまうことに不安を感じる方は多いと思います。この場合に会社から、退職勧奨の事実や退職条件が書かれた証明書みたいな書類をもらうことはできるでしょうか。

本記事では、退職勧奨通知書の交付を受けるべき理由や、退職勧奨通知書をもらってから確認すべき点等について労働問題に強い弁護士が解説します。

1. そもそも退職勧奨とは

退職勧奨とは、企業側が従業員の自発的な退職を勧めることです。

退職勧奨は解雇と誤解されることがよくありますが、両者は明確に異なります。本章では、退職勧奨とは何か、解雇とはどのように違うか等を解説します。

1-1. 解雇との違い

退職勧奨と解雇とは、①労働契約を終了させる上で労働者の合意が必要か否か、②法的な拘束力の有無、③労働法上の明文の規制が存在するか否かの点で異なります。

①解雇は、使用者の一方的な意思表示に基づき労働者の同意を必要とせずに労働契約を終了する行為です。

これに対して、退職勧奨は労働契約終了について労働者の同意を求める行為です。

②解雇には法的な拘束力があります。従業員を解雇するためにはまず解雇予定日付の少なくとも30日前に解雇予告をするか、30日前に解雇予告をしない使用者は、30日分以上の平均賃金を支払わなければなりません(労働基準法第20条)。

他方、退職勧奨には法的な拘束力はありません。退職勧奨を受けた従業員は、退職に応じない限り、退職せずにその会社に残ることは可能です。

③解雇は使用者の一方的な意思により、従業員からその地位を奪う行為であるため労働基準法と労働契約法を中心に様々な規制が存在します。

まず②で挙げた労働基準法第20条では、使用者が労働者を解雇する条件として事前の予告とともに、予告をしない場合には賃金30日分の解雇予告手当を支払うことを義務付けています。

また、労働契約法第16条は、解雇そのものに「客観的に合理的な理由」と「社会通念上の相当性」が必要であると定めています。

さらに、労働基準法第19条は業務上の疾病や負傷で休業している労働者、産前産後休暇中の女性労働者に対しては休業期間中及び復職後30日間解雇できないと定めています。

この他にも、男女雇用機会均等法・育児介護休業法・労働組合法等に解雇を禁止する規定が存在します。

これに対して退職勧奨はあくまで労働者の自由意志に基づくことを前提とするため、会社が従業員に退職を勧める行為が従業員の任意の退職を促す行為であると認められる範囲であれば法的な規制は存在しません。

1-2. 退職勧奨も違法となる場合がある

このように、退職勧奨はあくまで従業員の自由な意思に基づく退職を促すものです。

しかし、会社の従業員に対する働きかけが強引に退職を迫るようなものである場合は「退職強要」として違法となります。

2. 退職勧奨通知書とは

退職勧奨通知書とは、会社が労働者に対して退職を促すこと、及び退職した場合の条件等を記載した書面です。

3. 退職勧奨通知書の交付は義務なのか

解雇の場合、会社が労働者に対して最低30日以上前に予告を行うか、30日分の賃金を予告手当として支払うことが労働基準法第20条により義務づけられています。

また解雇の理由についても、労働基準法第22条2項に基づき、労働者が請求した場合には解雇理由証明書を発行しなければなりません。

それでは、退職勧奨通知書を交付することは会社の義務といえるでしょうか。

3-1. 退職勧奨通知書交付は法律上の義務ではない

退職勧奨通知書の交付は、会社の義務ではありません。退職勧奨自体が法律上の制度ではなく、退職勧奨通知書についても法律の定めはありません。

退職勧奨通知書を交付しない会社も多くありますが、交付しないことに法律上問題はありません。

3-2. 会社の便宜上交付される場合がある

他方、会社が退職勧奨を行う場合、退職日・退職理由・特別退職金等の具体的な条件については一方的に定めることが難しく、また労働者の話を聞かずに会社側だけで決めてしまうと違法な退職強要として労働者から訴えられるおそれもあります。

そこで、それらの条件について労働者の話を聞いた上で、その条件を書面で記載して退職勧奨通知書として交付するということが行われる場合があります。

4. 退職勧奨通知書はもらった方がいい理由

このように、退職勧奨通知書は会社側が便宜上交付するという側面があります。他方、労働者側にとっても退職勧奨通知書をもらうことにメリットがあります。

本章では、労働者にとっても退職勧奨通知書の交付を受けたほうがよい理由を解説します。

4-1. 専門家に相談しやすくなる

退職勧奨通知書の交付を受けるメリットの1つは、退職勧奨であることが明示されるとともに退職条件を確認できることから、退職勧奨に応じるべきかを専門家に相談しやすくなることです。

(1)解雇ではなく退職勧奨であることが明示される

例えば、口頭で「君に任せられる仕事が全くない」「明日から会社に来なくていい」等といわれた場合には、それが解雇の意図なのか、退職勧奨を意味するのかが不明確です。

退職勧奨通知書の交付を受けることにより、解雇でなく退職勧奨であることが明確になるので、退職勧奨に対する対処を考えることができます。

(2)退職条件を確認することができる

退職勧奨に応じるかどうかを決める上で、退職条件は重要な判断材料になります。退職条件が書面で示されていれば、それを検討した上で決断できます。また、退職条件の中に労働者に不当な不利益を強いるものが含まれていないかどうかを専門家に相談することもできます。

4-2. 会社都合退職であることを主張しやすくなる

退職勧奨によって退職した場合、失業保険の給付開始時期や給付期間との関係で、自己都合退職扱いであるか会社都合退職扱いであるかが重要な意味を持ちます。

退職勧奨による退職は、会社都合であると解されています。しかし、退職勧奨によって退職した場合でも、会社から交付を受ける離職票に「自己都合による退職」と記載される可能性があります。

この場合は、ハローワークで手続することにより、会社都合退職に変更を求めることができます。その手続の際に退職勧奨通知書を提示すれば、会社都合退職であることを主張しやすくなります。

5. 退職勧奨通知書の受け取り方

本章では、退職勧奨通知書の受け取り方、受け取る際の注意点を解説します。

5-1. 会社に対して退職勧奨通知書がほしい理由を伝える

会社が退職勧奨を行う際に退職勧奨通知書を発行している場合は、請求しなくても交付を受けることができるので交付を請求する理由を述べる必要は生じません。

会社に対して請求しなければならない場合には、請求する理由として「退職について検討する上で、退職条件を書面で提示してほしい」等と伝えればよいでしょう。

会社側が通知書を交付できない等と言ってきた場合には、トラブルを避けるために、書面で提示を受けられなければ退職を検討することができないと伝えるとよいでしょう。

退職勧奨通知書を交付することは会社の義務ではありませんが、もとより労働者側が会社の退職勧奨に応じること自体義務ではないからです。

5-2. 交付の際に署名捺印を求められた場合

退職勧奨通知書の交付を受けた場合に、署名捺印を求められることがあります。

これは、「退職勧奨通知書を受領したことを確認する」という意味であれば問題ありません。しかし、退職勧奨通知書に労働者に対して不当な不利益を課す内容が含まれている可能性があるところ、署名捺印に応じると退職勧奨通知書の内容自体を承諾したことにされるおそれがあります。

また、退職勧奨通知書に署名捺印することも義務ではありません。

従って、署名捺印を求められた場合には、その場で署名捺印せず、「一度持ち帰って内容を確認してから署名捺印させてください」と答えることをお勧めします。

6. 退職勧奨通知書をもらった場合に確認すべき点

退職勧奨通知書の交付を受けた場合、断る意思が明確である場合を除いて、退職を見込んでさまざまな条件を確認する必要があります。

条件の中には有給の残日数のように退職勧奨通知書に記載されないものもありますが、退職に合意した場合に備えて確認しておきましょう。

本章では、会社から退職勧奨通知書をもらった場合に確認すべき事項について解説します。

6-1. 退職日

まず、退職日を確認する必要があります。

退職日が重要な意味を持つ理由として以下のことがあります。

• ①退職する会社から最後の月の給料が払われる日数が明確になる
• ②転職の際に、前職での勤務年月が重視される場合がある

6-2. 特別退職金支給の有無及び金額

特別退職金とは、退職勧奨に応じて退職する従業員に対して、通常の退職金とは別に支給されるものです。

特別退職金が支給されない場合、現時点で再就職の見込みが明確でない限り、通常の退職金を当面の生活費に費やすことになりかねません。

また、再就職までの期間が数か月かかる可能性を考えると、その間の生活資金として十分な金額であることが望ましいです。

まず、特別退職金が支給されるか否か、支給される場合は提示された金額についても確認しましょう。

6-3. 会社都合か自己都合かの区別

さらに、退職区分が会社都合であるか自己都合であるかの記載が、失業保険給付との関係で重要です。退職勧奨通知書に記載されていない場合は会社に確認してください。

以下のように、労働者にとっては会社都合退職のほうが失業保険受給の条件が良くなります。

また、ハローワークが公開している特定受給資格者(会社都合退職)の該当基準の中に「事業主から直接もしくは間接に退職するよう勧奨を受けたことにより離職した者」が含まれています。

このことから、ハローワークでは退職勧奨による退職は会社都合として扱われます。

他方、企業が受けられる数々の助成金の受給資格に「6か月以内に会社都合退職者を出していないこと」が含まれるものが多くあります。

このことから、会社が会社都合退職者を出したくないために退職勧奨による退職を自己都合退職扱いにする可能性があります。

仮に自己都合退職扱いにされた場合でも、ハローワークで手続きすれば(労働者と会社への聞き取り調査を経て)会社都合退職扱いに変更することができます。

しかし、変更が認められるまでにも日数がかかることを考えると、会社都合退職扱いであることを退職の条件にすることをお勧めします。

【自己都合退職の場合の失業保険の受給日数】

※自己都合退職の場合の失業保険の受給要件：雇用保険の被保険者期間が、離職の日以前2年間に通算12か月以上

1年以上10年未満	10年以上20年未満	20年以上
90日	120日	150日

さらに、自己都合退職の場合は失業認定から受給開始までに2～3か月の待期期間があります。

【会社都合退職の場合の失業保険の受給日数】

※会社都合退職の場合の失業保険の受給要件：雇用保険の被保険者期間が、離職の日以前1年間に通算6か月以上

	1年未満	1年以上5年未満	5年以上10年未満	10年以上20年未満	20年以上
30歳未満	90日	90日	120日	180日	ー
30歳以上35歳未満	90日	120日	180日	210日	240日
35歳以上45歳未満	90日	150日	180日	240日	270日
45歳以上60歳未満	90日	180日	240日	270日	330日
60歳以上65歳未満	90日	150日	180日	210日	240日

6-4. 退職勧奨通知書に記載されない確認事項

以下は、通常退職勧奨通知書には記載されない事項ですが、退職する場合に備えて確認する必要があります。

(1)有給の残日数

有給休暇の残日数が多い場合には、退職日までに消化できるかを検討してください。

労働基準法第39条で定められた、勤続年数と発生する年次有給休暇日数は以下の表のとおりです。当年次(直近の年次)の有給休暇消化日数を計算する期間は、入社の6か月後を開始時期とする点にも注意してください。

たとえば、2019年4月1日に入社した場合、2019年10月1日から1年間の間に10日間の有給休暇が与えられます。現在が2024年の1月であれば、勤続年数は4年9か月、取得できる有給休暇の日数は2023年10月1日～2024年9月30日までに16日となります。

勤続年数	発生する有給休暇日数
6か月	10日
1年6か月	11日
2年6か月	12日
3年6か月	14日
4年6か月	16日
5年6か月	18日
6年6か月以上	20日

(2)未清算債権の有無

未払いの残業代や、備品の立替代金などの未清算の債権についても、退職勧奨通知書には記載されないので自分で確認する必要があります。

なぜなら、退職勧奨に応じた場合に作成する退職合意書には、会社と当該従業員の間に一切の債権債務がないこと、退職後に一方が他方に対して何らの請求もしないことを確認するという内容の「清算条項」が入れられることが多いからです。

この清算条項があると、退職日以降に何らかの未清算債権の存在に気づいたとしても、それを請求することは原則としてできなくなります。

7. 退職勧奨を弁護士に相談、依頼するメリット

本章では、退職勧奨について弁護士に相談、依頼するメリットを解説します。

7-1. 退職勧奨を受けた直後の対処法のアドバイスを受けられる

退職勧奨は、会社側にとっては解雇のような法的な規制を受けずに従業員を辞めさせることができる手段です。解雇通知に比べるとあいまいな言葉が使われることも多く、また昨今では労働者側に退職勧奨と気づかせずに巧妙なやり口で退職させようとするケースが増えています。

そのため、会社側が面談を申し入れてきたり「今後のキャリア」について何らかの声掛けを行ってきたような場合は、早い段階で弁護士に相談することが大切です。

労働問題に強い弁護士に相談することで、退職勧奨を受けたり、あるいは「自分に会社を辞めさせようとしているのではないか」と疑わせるような取り扱いを受けた場合の適切な対処法のアドバイスを受けることができます。

7-2. 会社との交渉を任せられる

退職勧奨が強迫的な手段によって行われたために会社に対して慰謝料を請求したい場合等、退職勧奨に関連したトラブルを解決したい場合には、会社と交渉する必要があります。

しかし、労働者個人が会社と交渉して請求を認めてもらうことは困難です。会社が対応してくれなかったり、会社側が交渉を弁護士に依頼する可能性もあります。

会社との交渉を弁護士に依頼すれば、会社側がどのような対応をとった場合でも対等に交渉することができます。

また、退職勧奨が強迫的な手段によって行われている場合には、交渉代理の依頼を受け次第、弁護士が会社に対して「今後の連絡は当弁護士宛てにお願いします」と記載した受任通知を送付します。これにより、会社による執拗な退職勧奨行為を停止させることができます。

7-3. 労働審判・訴訟等裁判所が関わる手続もすべて任せられる

会社との交渉が成立しなかった場合には労働審判や訴訟等、裁判所が関わる手続によって請求を行います。

労働審判や訴訟も、交渉と並んで労働者が単独で行うことが困難な手続です。労働者としては、これらに時間と労力を費やすよりは早く再就職を決めたり、再就職した会社で働きたいところでしょう。

裁判所が関わる手続についても、弁護士に代理人を依頼していればすべて任せることができます。

交渉や労働審判・訴訟等の代理を依頼すると費用がかかりますが、最近では着手金不要の完全成功報酬制をとっている法律事務所も多くあります。

また、多くの法律事務所が初回相談または初回相談の一部の時間を無料で受けています。この無料相談を利用して、費用や請求実現の見込み等の見通しを立てることが可能です。

8. 退職勧奨通知書に関するよくあるQ&A

本章では、退職勧奨通知書に関して頂くことの多い質問と、それに対する回答をご紹介します。

8-1. 退職勧奨通知書を請求したら交付されたのですが、退職条件の記載がほとんどありませんでした。条件次第では退職に合意するつもりですが、事前に退職条件の提示を受ける方法は他にありますか？

退職条件次第では退職に合意する意思がある場合、退職勧奨通知書に加えて「退職合意書案」を請求することが考えられます。

退職合意書は、退職勧奨の面談で退職に同意した際に会社からの提示を受けて、労働者側が署名捺印します。退職合意書にはすべての退職条件が記載されているので、事前に「退職合意書案」の交付を受けていれば、それに記載された退職条件を検討して退職に合意するか決めることができます。

退職合意書案を請求した場合、会社側は「条件次第で退職する意思がある」と理解するので、交付してもらえる可能性が高いです。

8-2.退職勧奨通知書を交付された際に署名捺印を求められてうっかり応じてしまったところ、その通知書には「この通知書の受領をもって退職に同意したものとする」等と記載されていました。署名捺印してしまった以上、退職しなければならないでしょうか？

退職勧奨通知書は法的効力がありません。従って、退職勧奨通知書に記載された内容に同意しても、法的な効力が生じるわけではありません。

また、退職勧奨通知書という書類の性質上、記載すべき事項はあくまでも会社が退職勧奨を行うことと、会社側が提示する退職条件に限られます。「退職勧奨通知書の受領をもって退職に合意したものとする」と記載することは、契約当事者が権利行使・義務履行にあたって従うべき信義則(民法第1条2項)に反する可能性があります。

退職勧奨を断った場合にその退職勧奨通知書に署名捺印したことを問題にされたら、退職勧奨通知書に法的効力がないことを主張してください。

9. まとめ

退職勧奨は、それがはっきりわかる形で行われる場合もあれば、労働者に退職勧奨と気づかれない手法で行われる場合もあります。労働者の知識不足に乗じて不利益な取り扱いが行われる可能性があるので、応じる場合も断る場合も専門家に相談しながら対策を講じるのが得策です。

退職勧奨(または、それが疑われるような働きかけ)を受けたら、できる限り早期に弁護士に相談することをお勧めします。

私たち法律事務所リーガルスマートは、解雇・退職勧奨に関するトラブルをはじめとする労働問題の専門チームがございます。初回60分無料でのご相談をお受付しています。不安なことがあったら、一人で悩まず、お気軽にご相談ください。